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Treasury mit SAP

Fokusthema: Cashflow-Analyse mit SAP

Der Blick zurück: vergangene Cashflows einfach und präzise mit SAP analysieren

Cashflows auf den Cent und Tag genau zu analysieren ist in SAP ein Standardfunktionalität des „Cashflow Analyzer“ (Liquidity Planner in R/3). Die Analyse erfolgt dabei immer nach dem gleichen Prinzip, nachfolgend am Beispiel eines Zahlungsausgang erläutert (vgl. Schaubild unten): 

Auf dem Bankkonto wird ein Zahlungsabfluss über EUR 650 festgestellt. Die elektronische Kontoauszugsverarbeitung (oder ein Buchhalter) bucht den Zahlungsabfluss in SAP FI auf ein Bank-Sachkonto. Wie ein Detektiv wird die Buchung dann anhand der Belegkette weiterverfolgt. Nach kurzer Zeit wird ein Kreditor gefunden der scheinbar eine Rechnung über EUR 650 gestellt hat. Diese wurde über die Sachkonten „Aufwand Reisekosten“ und „Umsatzsteuer“ eingebucht. Das System stellt fest: bei dem Zahlungsabfluss über EUR 650 handelt es sich anscheinend um Auszahlungen aus Reisekosten und Steuern und so wird der Betrag den richtigen Positionen in der Liquiditätsplanung zugeordnet (s. unten).

Theoretisch könnten Sie diese Analyse auch selbst in SAP FI vornehmen, bei tausenden von täglichen Zahlungsflüssen würden Sie allerdings schnell an Ihre Grenzen kommen. Einmal eingerichtet erledigt SAP diese Aufgabe in wenigen Sekunden. Damit können Sie sehr genau ermitteln, warum Geld eingegangen ist und wofür Sie Geld ausgegeben haben – und das tagesgenau und währungsdifferenziert. 

Der Blick nach vorne: Cashflows exakt prognostizieren und genau analysieren

Ist die Ist-Rechnung einmal eingerichtet, lassen sich zukünftige Zahlungsflüsse ebenfalls präzise den Kategorien der Liquiditätsplanung zuordnen und taggenau vorhersagen. 

Die Logik ist dabei nahezu identisch, einzig der Aufsatzpunkt ein anderer. Anders als bei der Ist-Rechnung beginnt die Analyse nicht beim Bankkonto (da in der Vorausschau ja noch kein Geld geflossen ist) sondern vielmehr bei den offenen Rechnungen in SAP FI, offenen Bestellungen aus SAP MM oder offenen Vertriebsaufträgen in SAP SD. Sämtliche aus Liquiditätssicht interessanten Informationen liegen hier bereits vor: Betrag, Währung, Lieferdatum und Zahlungsziel. 

Die Ermittlung der zugehörigen Kategorie der Liquiditätsplanung erfolgt anschließend wieder über eine Belegkettenanalyse in SAP FI. Praktisch: damit kann genau das gleiche Regelwerk wie in der Ist-Rechnung verwendet werden und Ist- und Vorschaurechnung damit die exakt gleiche Zuordnungslogik verwenden. Das sorgt für eine vorbildliche Datenkonsistenz, der Zahlungsfluss bleibt von der entfernten Prognose bis hin zum tatsächlichen Zahlungseingang nachvollziehbar.

Einmal eingerichtet stehen dann täglich aktualisierte Vorschauwerte zur Verfügung, und damit entsteht eine Vorschaurechnung, die sich für die nächsten Tage, Wochen und Monate vollständig automatisch befüllt und aktualisiert.

Typischer Projektablauf: Konzept anfertigen, System einrichten, Zuordnungen optimieren

Unsere Projekte im Bereich Cashflow Analyzer bzw. Liquidity Planner beginnen zunächst mit einem Workshop, indem wir Ihre Anforderungen und Ihre Systemaufstellung besprechen. Die Ergebnisse werden in einem technischen Konzept festgehalten. Dieses dient zum einen als Nachschlagewerk für die Zukunft, zum anderen als Grundlage für die Implementierung. 

Nach der erfolgten Implementierung wird ein erstes Regelwerk im System hinterlegt und im Testsystem auf „echte“ SAP-Daten angewendet. So sehen Sie schnell, wie gut die Zuordnungen funktionieren und an welcher Stelle noch Optimierungsbedarf besteht. Anschließend ergänzen Sie Regeln, sodass im Idealfall bereits nach wenigen Tagen eine hohe automatische Zuordnungsquote Ihrer Zahlungsflüsse erfolgt. 

Sobald dieser Zeitpunkt erreicht ist empfiehlt sich die Anwendung auf dem produktiven SAP-System um hier die aktuellsten Daten zu analysieren. Anschließend beginnt das Finetuning und nach kurzer Zeit steht Ihnen eine vollautomatisierte Ist-Rechnung zur Verfügung. Die Aufschaltung von Vorschauwerten sowie der Aufbau von Soll-Ist-Vergleichen sind darauffolgende, logische Projektschritte. 

Mehr als 30 Projekte
Die präzise Cashflow-Analyse ist seit vielen Jahren einer unser "Dauerbrenner" - und gleichzeitig immer wieder von brandaktueller Bedeutung. So zuletzt während der Corona-Krise bei der eine genaue und verlässliche Analyse von Zahlungsflüssen Zeit und Geld sparen konnte.

SAP-Systemvoraussetzungen und nützliche Tipps

Unsere Mitarbeiter haben in Summe mehr als 30 Kunden beim Aufbau der Ist- und Vorschau-Rechnung begleitet, nachfolgend die wichtigsten Tipps und Hinweise in der Übersicht:

  1. ein konzernweit einheitlicher Kontenplan erleichtert die Einrichtung, mehrere Kontenpläne sind grds. kein Problem, verursachen aber erhöhten Aufwand
  2. führen Sie die Cashflow-Analyse wenn möglich noch auf SAP R/3 ein, die Migration nach S/4HANA ist einfach möglich, eine Neueinführung in S/4HANA etwas aufwändiger
  3. in R/3 benötigen Sie den SAP Liquidity Planner der Teil der SAP FI Lizenz ist, in S/4 den Cash Flow Analyzer als Teil der Cash Management Lizenz 
  4. nehmen Sie „angrenzende“ Abteilungen mit an Bord, die Cashflow-Analyse ist ein übergreifendes Thema zu dem andere Abteilungen punktuell etwas beitragen, aber auch einen großen Nutzen ziehen können
  5. desto weniger SAP Systeme und SAP Mandanten, desto einfacher
 
Zu guter Letzt: Gehen Sie das Thema an – jede Liquiditätsplanung wird mit präzisen Ist- und Vorschau-Werten besser. Ferner legen Sie so nebenbei die Grundlage für die Einführung von Machine-Learning bzw. Predictive-Anwendungen. Bei den beschrieben Funktionen handelt es sich um Standard-Module deren Einführungs- und Betriebsaufwand im Vergleich zum Nutzen absolut überschaubar ist.

Profitieren Sie, von folgenden Ergebnissen:

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Mehr als 40 Jahre Erfahrung mit Treasury in SAP

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