SAP Liquidity Planner / Cashflow Analyzer
Ist-Rechnung mit SAP
Der Blick zurück: vergangene Cashflows einfach und präzise mit SAP analysieren
Cashflows auf den Cent und Tag genau zu analysieren, ist in SAP ein Standardfunktionalität des „Cashflow Analyzer“ (SAP Liquidity Planner in R/3). Die Analyse erfolgt dabei immer nach dem gleichen Prinzip, nachfolgend am Beispiel eines Zahlungsausgang erläutert (vgl. Schaubild unten):
Auf dem Bankkonto wird ein Zahlungsabfluss über EUR 650 festgestellt. Die elektronische Kontoauszugsverarbeitung (oder ein Buchhalter) bucht den Zahlungsabfluss in SAP FI auf ein Bank-Sachkonto. Wie ein Detektiv wird die Buchung dann anhand der Belegkette weiterverfolgt. Nach kurzer Zeit wird ein Kreditor gefunden, der scheinbar eine Rechnung über EUR 650 gestellt hat. Diese wurde über die Sachkonten „Aufwand Reisekosten“ und „Umsatzsteuer“ eingebucht. Das System stellt fest: bei dem Zahlungsabfluss über EUR 650 handelt es sich anscheinend um Auszahlungen aus Reisekosten und Steuern und so wird der Betrag den richtigen Positionen in der Liquiditätsplanung zugeordnet (s. unten).
Theoretisch könnten Sie diese Analyse auch selbst in SAP FI vornehmen, bei tausenden von täglichen Zahlungsflüssen würden Sie allerdings schnell an Ihre Grenzen kommen. Einmal eingerichtet, erledigt SAP diese Aufgabe in wenigen Sekunden. Damit können Sie sehr genau ermitteln, warum Geld eingegangen ist und wofür Sie Geld ausgegeben haben – und das tagesgenau und währungsdifferenziert.
Ist-Rechnung ausbauen und Werte extrahieren
Ist die Ist-Rechnung einmal eingerichtet, lässt sich der Fokus auf den Ausbau der Ist-Rechnung richten. Typische Stufen umfassen dabei die Auswertung nach Partnergesellschaften (IC-Gesellschaften), externen Debitoren und Kreditoren, Profit und Cost Centern, Business Units, Segmenten sowie Projekten. In S/4HANA werden diese Informationspunkte automatisch mit ausgewertet, in R/3 ist dafür eine Programmieröffnung („User Exit“) von SAP zu nutzen.
Im SAP R/3 sollten die vom Liquidity Planner erzeugten Werte in jedem Fall in ein externes Tool (in der SAP-Welt SAP Analytics Cloud) extrahiert werden. Mit umfangreichen Listberichten und weitreichenden Drill-Down-Möglichkeiten sind die Analysemöglichkeiten im R/3 zwar hervorragend (tlws. sogar besser als in S/4HANA), allerdings sind die Darstellungs- und Visualisierungs-Möglichkeiten überschaubar.
In S/4HANA lassen sich die Ist-Werte sinnvoll und flexibel auswerten (Fiori-App „Cashflow-Analyse“). Da die Ist-Rechnung meist ohnehin zur Validierung der Plan-Werte verwendet werden soll, wird allerdings auch in S/4HANA regelmäßig eine Datenextraktion notwendig sein. Auch hier gilt: Die einfachste Möglichkeit der Datenauswertung bietet SAP Analytics Cloud; ansonsten kann aber auch mit überschaubarem Aufwand in weitere Tools exportiert werden.
Typischer Projektablauf: Konzept anfertigen, System einrichten, Zuordnungen optimieren
Unsere Projekte im Bereich Cashflow Analyzer bzw. Liquidity Planner beginnen zunächst mit einem Workshop, in dem wir Ihre Anforderungen und Ihre Systemaufstellung besprechen. Die Ergebnisse werden in einem technischen Konzept festgehalten. Dieses dient zum einen als Nachschlagewerk für die Zukunft, zum anderen als Grundlage für die Implementierung.
Nach der erfolgten Implementierung wird ein erstes Regelwerk im System hinterlegt und im Testsystem auf „echte“ SAP-Daten angewendet. So sehen Sie schnell, wie gut die Zuordnungen funktionieren und an welcher Stelle noch Optimierungsbedarf besteht. Anschließend ergänzen Sie Regeln, sodass im Idealfall bereits nach wenigen Tagen eine hohe automatische Zuordnungsquote Ihrer Zahlungsflüsse erfolgt.
Sobald dieser Zeitpunkt erreicht ist, empfiehlt sich die Anwendung auf dem produktiven SAP-System, um hier die aktuellsten Daten zu analysieren. Anschließend beginnt das Finetuning und nach kurzer Zeit steht Ihnen eine vollautomatisierte Ist-Rechnung zur Verfügung. Die Aufschaltung von Vorschauwerten sowie der Aufbau von Soll-Ist-Vergleichen sind darauffolgende, logische Projektschritte.
SAP-Systemvoraussetzungen und nützliche Tipps
Unsere Mitarbeiter haben in Summe mehr als 30 Kunden beim Aufbau der Ist- und Vorschau-Rechnung begleitet, nachfolgend die wichtigsten Tipps und Hinweise in der Übersicht:
- Ein konzernweit einheitlicher Kontenplan erleichtert die Einrichtung, mehrere Kontenpläne sind grds. kein Problem, verursachen aber erhöhten Aufwand.
- Führen Sie die Cashflow-Analyse, wenn möglich, noch auf SAP R/3 ein, die Migration nach S/4HANA ist einfach möglich, eine Neueinführung in S/4HANA etwas aufwändiger.
- In R/3 benötigen Sie den SAP Liquidity Planner, der Teil der SAP FI Lizenz ist, in S/4 den Cash Flow Analyzer als Teil der Cash Management Lizenz.
- Nehmen Sie „angrenzende“ Abteilungen mit an Bord, die Cashflow-Analyse ist ein übergreifendes Thema, zu dem andere Abteilungen punktuell etwas beitragen, aber auch einen großen Nutzen ziehen können.
- Je weniger SAP Systeme und SAP Mandanten, desto einfacher.
Profitieren Sie von folgenden Ergebnissen:
- Präzise Ermittlung Ist-Cashflows und damit volle Transparenz ein- und ausgehender Zahlungsflüsse
- Genaue und vollautomatisierte Berechnung von Liquiditätsvorschauwerten über Tage, Wochen und Monate
- Nutzung von Informationen aus Vertriebsaufträgen (SAP SD) und Bestellungen (SAP MM) und damit eine echte, langfristige Prognose
- Aufbau Datengrundlage für Machine Learning bzw. Predictive Forecasting (funktioniert auch nachträglich rückwirkend)
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